TRAINING MATERIAL - KEYS TO COMMUNICATION

KEYS TO COMMUNICATION

Ø  Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).

Ø  Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).

Ø  Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).

Ø  Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

What is Communication?

Komunikasi secara mudah dapat diartikan sebagai proses transfer pesan dalam menyalurkan informasi atau message melalui sarana atau saluran komunikasi kepada komunikan yang tertuju.

Communication >> Komunikator >> Komunikan

Jenis-jenis komunikasi;

1.      Komunikasi Verbal >> “ Komunikasi yang disampaikan dengan menggunakan kata-kata baik diucapkan maupun ditulis”

2.      Komunikasi Non-Verbal >> “ Komunikasi menggunakan isyarat, gerakan tubuh, seperti ekspresi wajah, sikap tubuh, kontak mata, senyuman, jarak”

Unsur – unsur Komunikasi Verbal:

1.      Vocabulary (perbendaharaan kata-kata).

2.      Speed (kecepatan).

3.      Intonasi suara.

4.      Timing (waktu yang tepat).

Unsur – unsur Komunikasi Non-Verbal:

1.      Ekspresi wajah.

2.      Kontak mata.

3.      Sentuhan.

4.      Postur tubuh.

5.      Sound (Suara).

6.      Gerak isyarat.

Effective Communication:

1.      Komunikasi Verbal >> Nada >> Bahasa tubuh = 7% 38 % 55 %.

2.      Gunakan bahasa tubuh yang positif.

3.      Tekanan suara yang tepat.

4.      Gunakan bahasa yang dipahami teman bicara.

5.      Mendengar aktif.

6.      Menjaga penampilan / grooming.

a.       Menjaga kebersihan badan, mulut, kuku, wajah dan rambut.

b.      Menjaga kerapihan dan keserasian busana/pakaian, sepatu, dll.

7.      Memelihara kesehatan.

8.      Membentuk Sikap tubuh yang ideal.

Keys to Communication Skills

1.      BICARA dengan TERSENYUM

2.      JAWAB dengan SEGERA

3.      SUARA YANG WAJAR

4.      SIKAP SOPAN dan BERSAHABAT

5.      PERGUNAKAN BAHASA LUGAS dan MUDAH DIMENGERTI

6.      BICARA dengan SEMANGAT dan SESUAI KEPRIBADIAN

7.      PROFESIONAL WALAUPUN BICARA dengan TEMAN SENDIRI

SIKAP TUBUH POSITIF DALAM BERKOMUNIKASI

1.      Senyum.

2.      Jabat tangan yang erat.

3.      Duduk tegak.

4.      Tenang, relaks dan tangan terbuka.

5.      Menjaga kontak mata.

6.      Mendekatkan badan untuk menyimak.

7.      Mengangguk tanda setuju atau mendukung.

SIKAP TUBUH NEGATIF DALAM BERKOMUNIKASI

1.      Cemberut.

2.      Lemas; jabat tangan lemah.

3.      Membungkuk atau menyender.

4.      Melipat tangan atau memasukkan tangan ke saku.

5.      Melihat ke bawah atau menunduk.

6.      Menjauhi lawan bicara.

7.      Mengetuk-ngetuk jari.

8.      Sering melihat jam.

TAHAPAN MENDENGAR

1.      Tidak Mendengar.

2.      Mendengar Selektif.

3.      Mendengar dengan Penuh Perhatian.

4.      Mendengar Empati.

CARA MENDENGARKAN DENGAN EMPATI

1.      Perhatikan si Pembicara.

2.      Lakukan kontak mata yang positif dan nyaman untuk membuat si pembicara merasa dihargai dan dimengerti.

3.      Miringkan badan anda ke arah si pembicara.

4.      Pusatkan perhatian untuk memahami pembicara.

5.      Perhatikan perasaan dan persepsinya bukan hanya kata-katanya.

6.      Jangan menginterupsi; dengarkan terus dengan membantu mengklarifikasi sampai apa yang dimaksudkannya menjadi jelas.

7.      Jangan menghakimi atau mengkritik – ini akan membuatnya “menutup diri”.

8.      Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi maksudnya.

9.      Buat rangkuman dari apa yang anda pahami.

BENTUK KOMUNIKASI

 Yaitu:

Ø  Agresif.

Ø  Pasif (Submisif).

Ø  Assertif.

1. Aggressive Communication

Komunikasi ini dapat mengurangi hak orang lain dan cenderung untuk merendahkan / mengendalikan / menghukum orang lain. Komunikasi ini menenggelamkan hak orang lain. Contoh komunikasi agresif : “Lakukan saja!”.

Ciri-cirinya adalah:

• Ingin kemauan dan pendapatnya diikuti.
• Memaksa orang untuk melakukan hal-hal yang tidak ingin dilakukan.
• Keras dan bermusuhan.
• Menyerang secara fisik atau verbal.
• Interupsi.
• Intimidasi.
• Ingin menang dengan segala cara.
• Suka memakai kambing hitam. >>> BLAMMING.
• Suka memakai figur “Big Boss”.

Komunikasi agresif memiliki satu buah sub yaitu Komunikasi Aggresif tidak Langsung yang berupaya untuk memaksa orang lain melakukan hal yang kita kehendaki tetapi mereka tidak menghendakinya.

Istilah “pisau dibalik topeng senyuman” mungkin cocok dengan komunikasi agresif tidak langsung karena cara-cara mereka umumnya sopan, tenang, manipulative/menjebak, merendahkan orang lain, dan sabotase.

Orang yang melakukan aggressive communication mungkin pada awalnya merasa puas, menang/superior dan cenderung untuk mengulangi tindakannya. Tetapi untuk jangka panjangnya mereka dapat merasa bersalah (saat memikirkan tindakannya), malu, dan ditinggalkan teman. Pada akhirnya akan terus menyalahkan orang lain atau system. Balas dendam mungkin dapat dilakukan oleh orang lain yang sebelumnya disudutkan.

2. Passive Communication (Submissive)

Komunikasi ini merupakan lawan dari komunikasi aggressive dimana orang tersebut cenderung untuk mengalah dan tidak dapat mempertahankan kepentingannya sendiri. Bahkan hak mereka cenderung dilanggar namum dibiarkan. Mereka cenderung untuk menolak secara pasif (dengan ngomel dibelakang misalnya).

Ciri-ciri komunikasi pasif ini adalah:

• Orang yang jarang mengungkapkan keinginan dan kebutuhan atau perasaan.
• Mengikuti tuntutan dan kemauan orang lain, ingin menghindari konflik.
• Tidak mampu mempertahankan hak dan pribadinya.
• Selalu mengedepankan orang lain.
• Minta maaf berlebihan.
• Marah, kecewa, frustasi dipendam.
• Tidak tahu apa yang diinginkan.
• Tidak bisa ambil keputusan.
• Selalu mencari-cari alasan atas tindakan. >>> FLEEING.

Untuk jangka pendek, komunikasi ini bisa mengakibat rasa lega, terhindar dari rasa bersalah, bangga, dan kasihan pada diri sendiri. Namun untuk jangka panjang dapat kehilangan percaya diri dan hormat pada diri sendiri.

3. Assertive Communication

Assertive Communication adalah komunikasi yang terbuka, menghargai diri sendiri dan orang lain. Komunikasi assertive tidak menaruh perhatian hanya pada hasil akhir tapi juga hubungan perasaan antar manusia.

“Hak asasi kita dibatasi oleh hak asasi orang lain”.

Ciri-ciri assertive communication adalah:

• Terbuka dan jujur terhadap pendapat diri dan orang lain.
• Mendengarkan pendapat orang lain dan memahami.
• Menyatakan pendapat pribadi tanpa mengorbankan perasaan orang lain.
• Mencari solusi bersama dan keputusan.
• Menghargai diri sendiri dan orang lain, mengatasi konflik.
• Menyatakan perasaan pribadi, jujur tetapi hati-hati.
• Mempertahankan hak diri.

Body Language untuk tiga jenis komunikasi

	Assertive	Aggressive	Passive
Posture	Lurus Tegak	Condong kedepan	Agak mundur
Head	Santai dan tidak kamu	Mendongak keatas	Menunduk
Eyes	Langusng, tidak melototi, pandangan bagus dan biasa/santai.	Melototi, seolah-olah akan mengamuk.	Tidak berani menatap
Face	Ekspresi sesuai kata-kata yang keluar	Tegas	Tersenyum selalu bahkan sewaktu kesal
Voice	Sesuai dengan kontak	Keras!	Ragu/Lembut, cenderung berbicara setelah lawan selesai berbicara.
Arms/hands	Santai, bergerak bebas	Terkontrol, terkepal keras, jari menunjuk, menancap ke suatu objek.	Diam…tak bisa bergerak
Movement/Walking	Terukur, sesuai tindakan	Lambat dan keras, atau cepat, bebas, keras	Lambat dan ragu2 atau cepat tapi terkesan buru2

Perilaku assertive memiliki manfaat:

• Meningkatkan self esteem dan percaya diri dalam mengekspresikan diri sendiri.
• Dapat bernegosiasi lebih produktif dengan orang lain.
• Dapat merubah situasi kerja yang negatif menjadi positif.
• Meningkatkan hubungan antar manusia pada pekerjaan dan mengurangi kesalahpahaman.
• Meningkatkan pengembangan diri dan kepuasan diri pada pekerjaan/karir sesuai dengan kebutuhan, gaya dan kemampuan.
• Mampu membuat keputusan dan lebih mempunyai peluang mendapatkan apa yang dicari dalam hidup.

Hambatan yang didapat saat mencoba untuk assertive:

• Tindakan dan cara berpikir negatif yg membatasi peluang Anda.
• Conflict – Takut menghadapi konflik sehingga menghindari tanggapan assertif dalam situasi yang menentukan.
• Keterampilan komunikasi – Ketidakmampuan menanggapi berbagai situasi mengakibatkan emosi, pikiran dan kecemasan yang negative.
• Race, tradition, education sewaktu kita masih anak-anak.

Dasar-dasar hak yang harus diperhatikan sewaktu melakukan komunikasi assertive:

1. Hak untuk menentukan sendiri jalan hidup (mengejar tujuan, membuat prioritas)
2. Hak untuk mempunyai nilai, pendapat, dan kepercayaan sendiri
3. Kamu mempunyai hak untuk melakukan apapun selama tidak menyakiti orang lain
4. Kamu mempunyai hak untuk mempertahankan assertive kamu, bahkan bila itu menyakiti orang lain (dengan syarat kamu tidak sengaja menyakitinya)
5. Saat meminta dari orang lain, pastikan mereka mempunyai hak untuk menolak
6. Kamu selalu mempunyai hak untuk berdiskusi dengan orang lain
7. Hak untuk mengekspresikan perasaan mu pada orang lain
8. Hak kamu adalah milikmu

Unsur-unsur dalam komunikasi assertive:

1. Terbuka dan jelas.

Upayakan untuk mengkomunikasikan secara jelas dan spesifik. Misalnya: “saya kurang suka ini” , “Hm….saya menyukai rencana itu, hanya saja mungkin ada beberapa bagian yang bisa ditingkatkan (bahasa halus dari diperbaiki)”, “saya punya pendapat yang berbeda yaitu….”

2. Langsung.

Berbicara langsung dengan orangnya, jangan membawa masalah ke orang lain yang tidak berhubungan.

3. Jujur.

Berbicara apa adanya sesuai fakta, dan tanpa maksud tersembunyi.

4. Tepat dalam bersikap.

Pastikan memperhitungkan nilai sosial dalam berbicara. Misal; terang-terangan mengajak kencan seorang wanita pada saat dia sedang di pesta pernikahannya tentu saja akan membawamu dalam masalah.

5. Tanyakan umpan balik / Feedback.

“Apakah sudah jelas? Atau ada pertanyaan?”. Menanyakan umpan balik menjadi bukti bahwa kamu lebih mengutarakan pendapat daripada perintah.

MENJADI ASSERTIVE

Langkah 1

Jadilah pendengar aktif, dan pastikan kamu menunjukan kepada mereka kalau kamu mendengarkan dan paham (misalnya dengan membuat kontak mata). Jangan memanfaatkan waktu mendengar untuk mempersiapkan serangan balik.

Langkah 2

Katakanlah apa yang sedang kamu pikirkan dan rasakan. Jangan terlalu memaksa ataupun terlalu meminta maaf. Pada saat berbicara perhatikan body language kamu, pastikan postur tubuh sesuai (seperti berdiri tegak), membuat kontak mata, ekspresi wajah yang sesuai, dan berbicara cukup keras untuk didengar. Nada suara jangan monoton agar orang lain mudah mengikuti-mu dan tidak merasa terganggu atau bosan.

Langkah 3

Katakanlah apa yang kamu harapkan. Upayakan untuk berani mengatakan ya dan tidak saat kita inginkan, berani membuat sebuah permintaan, dan mengkomunikasi perasaan kita dengan cara terbuka dan langsung. Kita harus belajar untuk mengadaptasikan sifat kita pada beragam situasi kerja, menjaga jaringan pertemanan, dan membangun hubungan yang dekat.

ASSERTIVENESS TECHNIQUES

v  Broken record

Teknik ini diambil cari pengamatan sifat pemutar CD music saat bertemu dengan bagian CD music yang cacat. Musik akan dimainkan berulang2 untuk waktu pendek. Teknik ini memanfaatkan pengulangan permintaan secara terus menerus sampai sebuah respon yang diinginkan muncul. Setiap perulangan permintaan umumnya memakai alasan atau tekanan yang berbeda. Upaya lawan untuk mengacaukan atau mengalihkan focus akan ditolak. Biasanya hasil akhirnya adalah sebuah kompromi.

v  Fogging

Kabut…asumsi saja bila kita sedang berjalan, tiba2 kabut datang dan tidak ada lagi yang dapat dilakukan kecuali menunggu kabut terangkat. Teknik komunikasi ini butuh kontrol diri yang kuat, tapi bisa sangat efektif.

Fogging membutuhkan kita agar tenang dalam menghadapi kritik, menyetujui hanya kritik yang adil atau berguna. Mungkin terlihat sebagai upaya mundur tapi sebenarnya tidak. Dengan menerima kritik dan tidak terpancing untuk marah, seseorang dapat menjadi lebih mawas diri dan berupaya memperbaiki kekurangan.

Kata “ya” mungkin salah satu yang paling sering dipakai, misalnya : “kamu tidak boleh begitu saat sedang bertugas”, jawaban “ya, saya dapat lihat kamu menganggap perilaku saya tidak pantas”. Hal ini dapat memadamkan situasi yang sudah akan meledak.

v  Discrepancy Assertion

Discrepancy assertion digunakan pada situasi dimana kita menerima pesan yang bertolak belakang dengan pesan sebelumnya. Adalah penting untuk cepat mengetahui apa yang sedang terjadi atau yang akan terjadi. Teknik ini biasanya berguna untuk mencegah salah paham sebelum hal itu naik menjadi lebih serius. Teknik ini juga berguna untuk menunjuk seseorang yang tidak konsisten tanpa menyalahkan mereka dan lebih mengarahkan diskusi pada kompromi daripada saling menyalahkan. Pastikan selalu memakai fakta yang jelas saat menunjuk sebuah masalah.

Misalnya:

“Kemarin saya melihat Si Arfin memberikan kepada tamu saos sambal satu botol penuh untuk permintaan yang sebetulnya hanya sedikit. sebetulnya tersedia Sauce Bowl tidak?. Saya ingin membicarakan bagaimana mencegah hal ini tidak akan terjadi lagi di masa yang akan datang.”

DESC Scripting

‘DESC’ singkatan dari ‘Describe, Express, Specify, Consequences’.

Describe mengutarakan apa keinginan kita.

Express mengutarakan apa yang kita rasakan (akibat dari sesuatu).

Specify mengutarakan apa yang kita inginkan.

Consequences mengutarakan apa akibatnya bila kita tidak mendapatkan apa yang kita inginkan.

Misal:

• “Dokumentasi project yang kamu buat masih banyak kekurangan” (Describe)
• “Hal ini membuat Saya khawatir bila kita diaudit” (Express)
• “Saya sangat senang bila kamu memperbaikinya” (Specify)
• “Bila tidak saya terpaksa akan menaikkan masalah ini ke level direktur” (Consequences)

Konsekuensi tidak harus selalu negative, kadang2 dapat positif. Seperti “bila masakanmu belum siap, saya akan belikan pizza”.

********************************Yustianto.AW*********************************** 

 <script async src="//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js"></script>
<script>
  (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({
    google_ad_client: "ca-pub-4126271559580017",
    enable_page_level_ads: true
  });
</script>